Secondo una ricerca indipendente sulle comunicazioni in ambito professionale commissionata da Plantronics, i manager europei trascorrono almeno due ore al giorno a leggere e scrivere email. Ne risulta che, nell’arco di una carriera lavorativa di 40 anni, ben dieci anni, pari al 25% del tempo a disposizione, vengono trascorsi per inviare o ricevere posta elettronica.

Inoltre, secondo l’indagine svolta dall’Henley Management College su un campione di oltre 180 senior manager di diversi paesi, tre anni e mezzo della loro vita lavorativa sono spesi per scrivere e leggere email irrilevanti, una vera perdita di tempo, poiché ben il 32% dei messaggi inviati e ricevuti sono considerati inutili.

La ricerca di Plantronics rileva una crescita esponenziale del traffico di posta elettronica. Ogni email inviata genera a sua volta, dai quattro ai sei ulteriori messaggi che vanno ad affollare le nostre caselle di posta. L’utilizzo esagerato della posta elettronica, soprattutto per comunicazioni interne, è ritenuto dai manager che hanno partecipato alla ricerca un sostituto poco efficace delle discussioni faccia a faccia o a voce, In particolare l’eccesivo uso delle email prolunga i processi decisionali.

Lo studio mostra che, utilizzata efficacemente, la posta elettronica può aiutare a migliorare sia i processi sia la condivisione di informazioni, oltre che supportare le decisioni, ma se utilizzata in modo poco intelligente può creare un ambiente impersonale, ridurre le capacità dei singoli individui di intervenire e incoraggiare atteggiamenti difensivi che mirano solo a proteggere la propria posizione. Al contrario, si è scoperto che parlare al telefono può fermare l’ulteriore traffico di email, risolvendo spesso problemi e accelerando le decisioni.

Ci sono inoltre ulteriori vantaggi che una semplice telefonata apporta: l’utilizzo di un telefono con cuffie senza fili può, ad esempio, aumentare fino al 23% la produttività lavorativa, permettendo di svolgere più attività contemporaneamente e concentrasi di più.

Comunque, nonostante la provata efficienza del telefono come mezzo di comunicazione, la ricerca mostra che viene utilizzato raramente, preferendo discutere problemi complessi via email con molti interlocutori. Siccome il 43% dei manager intervistati ritiene che una piccola percentuale (solo il 10%) delle email inviate comunichi in modo chiaro il messaggio, ne emerge che questi messaggi servono solo a creare ancora più posta in arrivo da eliminare.

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